Die Theorie kennst du. Jetzt wird es konkret: Wie richtest du Profit First in der Praxis ein? Welche Konten brauchst du, bei welcher Bank, und wie läuft die erste Verteilung ab? Diese Anleitung führt dich Schritt für Schritt durch den Setup-Prozess.
Was du vorher erledigst: Die Zahlen-Grundlage
Bevor du auch nur ein Konto öffnest, brauchst du eine klare Bestandsaufnahme. Nimm dir eine Stunde und analysiere die letzten drei Monate:
- Durchschnittlicher monatlicher Umsatz (Zahlungseingänge, nicht Rechnungen)
- Durchschnittliche monatliche Betriebskosten (ohne Unternehmerlohn und Steuern)
- Dein aktuelles Bruttogehalt aus der Firma
- Durchschnittliche monatliche Steuerzahlungen
Daraus ergibt sich deine Ist-Aufteilung in Prozent. Diese Prozentsätze sind dein Ausgangspunkt — nicht das Ziel.
Schritt 1: Die richtigen Konten eröffnen
Du brauchst mindestens vier Konten. Idealerweise bei einer Bank, die kostenlose Geschäftskonten anbietet — Neobanken wie Qonto, Holvi oder N26 Business eignen sich gut, weil sie mehrere Konten ohne Gebühren erlauben.
Konto 1: Eingangs-Konto (INCOME)
Hier landen alle Zahlungseingänge. Von diesem Konto überweist du an die anderen Konten. Es ist kein Ausgabenkonto — nur eine Verteilstation.
Konto 2: Gewinn-Konto (PROFIT)
Unantastbar. Dieses Konto ist keine Notfallreserve und kein Puffer. Einmal im Quartal nimmst du 50 % davon als Gewinnausschüttung. Den Rest lässt du als Sicherheitsnetz liegen.
Konto 3: Unternehmerlohn (OWNER PAY)
Hier sammelst du deinen Lohn. Zweimal im Monat überweist du dir deinen Lohn — ein festes Gehalt, keine Zufallsentnahmen.
Konto 4: Steuern (TAX)
Dein Steuerberater wird dich lieben. Nie wieder eine überraschende Steuernachzahlung, weil das Geld schon weg ist. Dieser Betrag gehört dir nicht — er gehört dem Finanzamt.
Konto 5: Betriebsausgaben (OPEX)
Was übrig bleibt nach Gewinn, Lohn und Steuern. Von hier bezahlst du alle laufenden Betriebskosten. Das ist der einzige Pool für operative Ausgaben.
Schritt 2: Startprozentsätze festlegen
Hier machen die meisten den Fehler, zu ehrgeizig zu starten. Profit First ist ein Marathon, kein Sprint. Beginne mit diesen Startprozentsätzen:
- Gewinn: 1 %
- Unternehmerlohn: So viel wie deine aktuellen Entnahmen (maximal 50 %)
- Steuern: 15 % (passt für die meisten KMU)
- Betriebsausgaben: Der Rest
Alle drei Monate erhöhst du den Gewinnanteil um 1–3 Prozentpunkte. Gleichzeitig sinkst du bei den Betriebsausgaben. Dieser Prozess dauert 2–3 Jahre bis zum Zielzustand.
Schritt 3: Den Transferrhythmus einrichten
Zweimal im Monat — am 10. und am 25. — machst du deine Transfers. Nicht täglich, nicht unregelmäßig. Diese Regelmäßigkeit ist der Kern des Systems.
- Schaue auf den Kontostand des INCOME-Kontos
- Überweise die Prozentsätze auf die jeweiligen Konten
- Was auf OPEX liegt, steht für Betriebsausgaben zur Verfügung
- Fertig — der gesamte Prozess dauert 10 Minuten
Schritt 4: Die erste Verteilung
Der erste Transfertag ist ein Aha-Moment. Zum ersten Mal siehst du in Zahlen, wie dein Unternehmen wirklich aufgestellt ist. Viele Unternehmer stellen dabei fest: Der Betriebsausgaben-Topf ist zu klein, um alle aktuellen Kosten zu decken.
Das ist keine schlechte Nachricht. Das ist der Anfang der Veränderung. Jetzt weißt du, wo du ansetzen musst.
Häufige Stolpersteine beim Setup
Stolperstein 1: Zu viele Ausnahmen
„Nächsten Monat fange ich richtig an.“ Es gibt keinen richtigen Zeitpunkt. Fang mit dem nächsten Zahlungseingang an.
Stolperstein 2: Transfers vergessen
Richte dir eine Kalender-Erinnerung für den 10. und 25. jedes Monats ein. Kein System funktioniert ohne Disziplin.
Stolperstein 3: Das Gewinn-Konto angreifen
Das Gewinn-Konto ist sakrosankt. Wenn du in Not bist, ist das ein Signal, dass OPEX zu hoch ist — nicht dass du am Gewinn sparen sollst.
Fazit: Profit First in 30 Tagen einrichten
Woche 1: Zahlenanalyse und Startprozentsätze festlegen
Woche 2: Konten eröffnen und benennen
Woche 3: Ersten Transfer durchführen
Woche 4: Betriebskosten mit dem neuen OPEX-Limit abgleichen
Nach 30 Tagen hast du das System. Nach 90 Tagen merkst du die ersten Veränderungen. Nach einem Jahr wirst du nicht verstehen, wie du vorher ohne gearbeitet hast.
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